Penataan Produk

Istilah dalam Dunia Retail:

Departemen fresh: bagian yang menangani produk-produk yang segar seperti sayuran, buah dan daging.

Dead stock: barang yang tidak laku sama sekali.

EDP(entry data processing): pengelola keseluruhan data di cabang.

End gondola: gondola yang paling ujung dan untuk disewakan.

Eye catching: tehnik memanjangbedasarkan luas area pandang seseorang.

Expire date: waktu kadaluwarsa.

Face: pemajangan produk tampak muka.

Fast moving: produk yang penjualannya cepat laku.

Floor display: pemajangan produk dilantai.

Frozen: alat yang digunakan oleh produk-produk beku bisa dikenal.

Frozen island yang berupa box besar memanjang.

Produk yang disimpan dalam alat ini tahan dalam jangka waktu lama.

GMS(general merchandising: barang pecah belah.tidak menempel di dinding.

Cash: pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat pesanan,baik dengan cek maupun uang. 

Mesin wrappring: mesin untuk peralatan departemen fresh agar produk tetap segar.

MIS(management information system): petugas pengolahan data, diantaranya menyediakan (software),pengadaan hardware,dan mengelola data di pusat.

Moccasin: jenis sepatu slip on tanpa tali dan umumnya dijahit tangan.

Over stok: persediaan barang banyak bahkan melebihi ketentuan

Plastic wrapping: plastic pembungkus produk fresh agar sehat dan aman

POP(point of purchase): adalah strategi marketing berupa slogan atau informasi harga termasuk harga coret dan promo yang sedang berlangsung.

Product knowledge: pengetahuan tentang produk.

Purchase order(PO): pesanan pebelian.

Ready stock: barang yang siap dikirim.

Shelving: alat pemajang bagian dari gondola yang biasa disebut rak.

Shrinkage: kehilangan.

Single hook: berupa gantungan biasanya untuk pemajangan produk seperti sikat gigi, sosis, dan sebagainya .

Slow moving: produk yang laku terjual tetapi penjualannya lambat.

Showcase: pendingin yang menempel ditembok di pergunakan untuk pendingin produk sosis dan dairy (produk yang expiredate-nya pendek).

SPG/B(sales promotion girl/boy): pramuniaga yang diberikan kewenangan oleh perusahaan untuk menjual produk.

Stock: persediaan barang yang siap dipakai, baik yang sudah jadi maupun yang setengah jadi.

Stock holder: orang yang memiliki saham di perusahaan.

Tier: barisan pemajangan dari depan kebelakang.

Visual merchandising (vm): suatu tata cara pemajangan barang dagangan yang dilakukan untuk mempermudah konsumen dalam hal melihat, meraba, meneliti suatu barang yang akan dibelinya.

Wagon: boks besar untuk menyimpan produk, biasanya produk yang sedang promo atau diskon.

Wholesaler (pedagang besar): pedagang yang melayani pembelian dalam partai besar, biasanya melayani pembelian retailer (pedagang eceran).

Personal selling: menjual barang oleh karyawan.

Attention dan interest costumer: untuk menarik perhatian para pembeli dilakukan dengan cara menggunakan warna-warna, lampu-lampu, dan sebagainya.

Desire dan action custumer: untuk menimbulkan keinginan memiliki barang-barang yang dipamerjkan ditoko tersebut.

Windows display: memejangkan barang-barang, gambar-gambar kartu harga, dan symbol-simbol,dan sebagainya dibagian depan toko yang disebut etalase.

Impulse buying: dorongan seketika.

Interior display: memajangkan barang-barang, gambar-gambar,kartu-kartu harga,dan poster didalam took.

Open display: barang-barang dipajanggkan pada suatu tempat terbuka sehingga dapat dipegang, dilihat dan diteliti oleh calon pembeli tanpa bantuan petugas pelayanan.

Closed display: barang dipajangkan dalam suasana tertutup.

Architectural display: memperlihatkan barang-barang dalam penggunaannya, misalnya di ruang tamu, di kamar tidur, di dapur dengan perlengkaapannya.

Exterior display: penataan yang dilaksanakan dengan memajangkan barang-barang diluar toko,misalnya pada waktu mengadakan obraal dan pasar malam.

Store design dan decoration: tanda-tanda yang berupa diantaranya simbol-simbol, lambing-lambang, poster-poster, gambar-gambar, bendera-bendera, dan semoyan-semboyan.

Dealer display: penataan yang dilaksanakan dengan cara wholesaler yang terdiri atas simbol-simbol dan petunjuk-petunjuk tentsng penggunaan produk.

Measurability: ciri-ciri atau sifat-sifat tertentu pembeli harus dapat diukur atau dapat didekati.

Accessibility: suatu keadaan dimana dimana perusahaan dapat secara efektif memusatkan usaha pemasarannya pada segmen yang telah dipilih.

Subtantiability: segmen harus cukup besar atau cukup menguntungkan untuk dapat dipertimbangkan program-program pemasaran.

Bay: alat pemajangan atau pen-display-an barabg dagang dari atas ke bawah.

Bins: alat pemajangan buah, buahannya ada yang miring ada pula yang lurus.

Banded: barang dijual dengan cara dikatkan, seperti disisir,dicermin, dan minyak wangi diikatkan menjadi Satu.

Brand blocking: penempatan barang dengan ketetntuan merek barang harus terlihat dibagian muka.

Casual: kategori sepatu santai dengan tali,gesper, baju celana,ataupun jenis mocanis.

Cash and carry: harga barang dibayar terlebih dahulu sebelum barang dibawa atau uang di terima penjual, baru barang dikirim kepada pembeli.

Cash on delivery: pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli.

Chief operation: kepala bagian operasional yang membawahibeberapa supervisor, seperti supervisior supermarket dan fasion.

Chiller: tempat pemajangan untuk buah atau daging olahan, alat ini menempel di dinding.

COC: pemajangan produk yang menempel di depan kassa.

Cool room: ruangan dingin untuk penyimpanan produk fresh, cool room terbagi menjadi dua bagian, satu untuk menyimpan makanan da sebagainya, dan bagian keduanya untuk menyimpan daging.

Departemen buyer: divisi yang diberi wewenag untuk menangani pembelian barang berikut surat-suratnya..

Gondola: Merpuakan rak yang terbuat dari plat dan digunakan untuk mendisplay barang yang akan dijual..

Top Gondola-End Gondola sutu rak yang paling akhir yang menempel pada satu rangkaian islan gondola diutamakan untuk mendisplay barang yang laku dan barang promosi.

Reguler Gondola: Gondola yang digunakan untuk mendisplay barang umum atau bukan sewaan supplier. Island Gondola: Rak yangg bentuknya memnajang dengan posisis saling membelakangi merupakann gabungan dari beberapa gondola sehingga membenruk sebuah pulau.

Tier suatu jumlah baris display untuk satu item produk.

SKU (Stock Keeping Unit) merupakan kartu yang berfungsi sebagai pembatas dan pentuan harga.

PLU (Price Look Up Unit) merpuakan kode suatu barang.

Barcode, kode barang yang berbentuk baris yang biasa dibaca dengan menggunakan scanner.

POP (Point Of Purchase) merupakan petunjuk harga yang dipromosikan.

Hook adalah Hanger yang terbuat dari besi untuk mendisplay barang secara digantung.

Floor Display yaitu display yang ada di lantai store.

Island Display: Display barang yang luasnya lebih luas dibanding floor.

Palet: Kotak yang terbuat dari kayu yang berfungsi sebagai alas untuk barang-barang yang difloor.

Face Out: Teknik display dengan menarik sebagain besar barang yang sudah sedikit kedepan dengan tujuan memberi kesan rapi.

Wing Stag: Display yang letaknya disisi barang End Gondola.

Shleving merupakan plat besi yang berfungsi untuk menyimpan barang display.

Bracket, plat besi yang menemoel pada shelving yang berfungsi sebagai penyangga shelving.

Standing POP, tiang yang digunakan untuk menempel POP.

Cover price, List plastik atau fiber yang letaknya menempel pada shelving bagian depan dan berfungsi untuk menempel SKU.

Planogram merupakan denah posisi setiap item satu shelving atau gondola.

Etalase/Vitrin/Showcase merupakan lamari display yang terbuat dari kaca.

Bad Stock: Barang yang tidak layak dijual.

Over Stock, kelebihan barang yang ada distore.

Out Of Stock: Persediaan barang kosong baik didisplay maupun digunag.

FIFO (First In Fist Out) merupakan barang yang pertama datang dan harus pertama keluar.

LIFO (Last In Last Out) barang yang terkahir datang maka harus pertama keluar.

Eye Level: Display yang sejajar dengan mata 

Syarat display yang baik:

Di samping mengacu pada logika konsumen dalam menjalankan aktivitas display, para peritel juga harus memerhatikan aspek-aspek penting lainnya yang merupakan syarat dalam mewujudkan display yang baik, yaitu;

• Display harus mampu membuat barang-barang yang dipajang menjadimudah dilihat, mudah dicari dan mudah dijangkau. Ketiga hal ini merupakan syarat mutlak yang harus mampu diwujudkan oleh aktivitas display. Jika tidak, display yang menarik dan seatraktif apapun akan sia-sia.
• Display harus memerhatikan aspek keamanan, baik keamanan bagi pengelola toko dari potensi-potensi kehilangan, maupun keamanan bagi pengunjung (konsumen) yang berada di dalam toko,berkaitan dengan aspek keamanan ini, para peritel biasanya tidak akan menempatkan barang-barang yang mudah pecah di sembarang rak. Barang-barang yang mahal, terutama yang fisik ukurannya kecil biasanya di pajang di etalase. Barang-barang kemasan kaleng yang cukup berat juga biasanya ditempatkan pada shelve paling bawah untuk menghindari resiko timbulnya cedera bagi pengunjung (terutama anak-anak) jika barang tersebut terjatuh.
• Display yang dilakukan oleh peritel harus informative dan komunikatif, para peritel dapat memanfaatkan alat alat bantu seperti standing poster materials yang lain.

Display Pen-display-an yang baik akan mendatangkan hasil yang baik pula:

a. Brand blocking secara vertikal Barang blocking secara vertical yaitu penempatan barang supermarket yang sejenis berderet kearah vertikal atau atas bawah dan merek barang juga harus terlihat di bagian muka secara vertical.

• Penempatan barang secara vertical berarti menempatkan barang :
• Dari atas ke bawah secara sistematis
• Disusun sesuai jenis dan klasifikasinya
• Barang disusun berdasarkan ukuran dari yang terkecil sampai yang terbesar atau sebaliknya 
• Warna barang disusun dari warna muda sampai warna tua atau sebaliknya
• Harga barang diletakkan dari harga murah ke harga mahal atau sebaliknya
• Barang disusun dari atas ke bawah atau sebaliknya menurut jenis, kategori, bentuk dan sifatnya.

Penempatan barang dagangan secara vertical dapat dilakukan de berbagai display, seperti berikut ini :

• Shelving (rak) Rak barang biasanya digunakan untuk barang dagangan sehari-hari, misalnya pasta gigi, sabun mandi dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya, lihat penataan produk berikut: Penempatan Produk Secara Vertikal
• Gondola Gondola merupakan jenis rak barang yang bentuknya memiliki dua muka dan masing-masing muka mempunyai fungsi yang sama. Gondola dapat digunakan untuk menempatkan barang serupa makanan dan minuman dalam satu kemasan dapat berdiri, seperti susu kemasan, susu kotak dan sebagainya.

 b. Brand blocking secara horizontal Brand blocking secara horizontal yaitu penempatan barang supermarket satu jenis berderet horizontal dari arah kiri ke kanan atau arah melebar dan merek barang harus dapat terlihat dari depan. Adapun kelemahan penempatan barang dagangan secara horizontal adalah sebagai berikut ;

• Pelanggan mondar-mandir untuk mencari barang yang diperlukannya.
• Memberikan kesan bahwa terbatasnya barang yang dijual.
• Barang yang dilihat dan dijangkau pembeli terbatas
• Memberikan kesan yang tidak beraturan Merancang Lay Out atau Tata Letak Toko: Pengertian dasar lay out adalah suatu situasi sirkulasi/arus pengunjung yang memberikan kemungkinan maksimal bagi pelanggan untuk dapat melihat keseluruhan barang dagangan yang bermacam-macam, dalam sekali pandang. 

Tujuan dan Fungsi Lay Out 

Lay out bertujuan untuk membantu konsumen dalam berbelanja terhadap barang yang dikehendaki 

Fungsi lay out Lay out berfungsi sebagai pengalokasian tempat perbelanjaan dan pengelompokan produk sesuai dengan kategorinya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Lay out antara lain : 

• Memperhatikan produk sesuai dengan kategorinya.
• Pembagian area penjualan berdasarkan pengelompokan produk
• Penempatan posisi kassa berada di pintu keluar.
• Tata letak yang satu dengan yang lain dibatasi dengan lorong minimal 120 cm.
• Tata letak rak diatur dan dirancang sedemikian rupa sehingga tidak terlihat ada area yang kosong.

Faktor-Faktor yang Memengaruhi Lay Out: 

• Ukuran dan bentuk ruangan
• Lokasi pintu masuk, tangga, koridor, tiang dan lain-lain
• Jenis dan jumlah barang dagangan
• Jenis operasi toko yang dilaksanakan misalnya self service.
• Ciri-ciri dan kebiasaan membeli dari pelanggan
• Sifat dan jumlah fixtures, counter/Island display. 

Pengaturan barang dagangan yang serasi atau harmonis, akan menimbulkan suasana nyaman kepada lingkungan para pegawai toko dan para pembeli. Sebaiknya ruangan toko yang akan menyimpan barang dagangan terbagi menjadi beberapa ruangan berikut sasarannya yang menunjang di dalam pengaturan barang dagangan. Sebaiknya di dalam pengaturan barang dagangan di dalam ruangan toko, adalah sebagai berikut.

• Mempunyai kamar administrasi,
• Mempunyai kamar/ruangan keamanan
• Selain serasi atau harmonis juga mempunyai ventilasi,
• Mempunyai ruangan etalase yang cukup luas dan menarik. Tempatkanlah etalase, di mana setiap orang yang lewat bisa melihatnya. Etalase merupakan wajah dari toko, maka aturlah wajah sedemikian rupa supaya kelihatan menarik, supaya setiap orang yang lewat meliriknya dan akhirnya tertarik untuk masuk ke dalam toko,
• Sebaiknya di ruangan toko, mempunyai ruang informasi, advis dan tempat penitipan barang-barang, 
• Di ruangan toko, mempunyai ruang coba (fitting room),
• Di dalam ruangan toko, ada ruang tunggu yang menyenangkan pembeli
• Di ruangan toko, ada kamar kecil (WC/Toilet/Rest room)
• Mempunyai ruang pamer yang merupakan tempat untuk menata atau memamerkan barang dagangan,
• Mempunyai ruang tempat penyimpanan barang (running stock),
• Pasanglah pengatur suhu udara (AC) dan diberikan pengharum ruangan serta Tape Recorder dengan lagu-lagu yang sesuai dengan situasi dan kondisi. 

Bentuk-Bentuk Lay Out 

• Rak yang berbentuk gang-gang (aisle) lurus dengan gang kembar.  Keuntungannya: • Memaksimalkan area penjualan dengan mengurangi ruangan yang terbuang. • Mempermudah menangani kebersihan. • Mempermudah pengamanan.
• Rak/fixtures/island yang berbentuk bebas Misalnya berbentuk sirkuler, persegi delapan, atau meja panjang bujur telur, di mana lalu lintas pembeli bebas bergerak, sehingga lebih banyak barang yang terlihat oleh pembeli. Di samping itu, para calon pembeli menjadi lebih betah berlama-lama di toko. Kerugian-kerugiannya: • Karena banyaknya ruangan yang diperuntukkan bagi arus lalu lintas konsumen, ruang yang tersedia untuk barang dagangan menjadi berkurang. • Pemeliharaan kebersihan dan penanganan keamanan menjadi lebih sulit. 

Contoh lay out toko Ada 2 tips dasar yang dapat anda terapkan dalam minimarket/supermarket anda, yaitu : Penempatan rak di dalam minimarket/supermarket sangatlah mempengaruhi tampilan toko anda supaya lebih menarik pengunjung.

Ada beberapa tips untuk penempatan posisi rak minimarket/supermarket, antara lain : Pilihlah jenis dan ukuran rak sesuai dengan kebutuhan anda; Perhitungkan jarak antar rak agar tidak terlalu rapat (gang way/lorong) minimal 1 meter; Setiap sudut kosong dari minimarket/supermarket dapat dimanfaatkan untuk penempatan rak sudut; Apabila memungkinkan beri ruang yang cukup di depan minimarket/supermarket anda yang dapat digunakan untuk keperluan promosi; Posisikan meja kasir pada bagian pintu keluar dari minimarket/supermarket anda; Dengan desain layout plan yang tepat dan efisien akan membuat pengunjung/supermarket merasa nyaman untuk berbelanja di tempat anda. Pengaturan penempatan barang yang akan dipajang dalam rak haruslah ditata dengan sedemikian rupa agar menghasilkan suasana toko yang menarik pengunjung anda.

Ada beberapa tips untuk pengaturan penempatan barang dalam rak/gondola, antara lain : Tempatkan produk-produk dengan margin dan perputaran yang tinggi pada sisi kanan koridor dengan ketinggian setinggi mata; Tempatkan produk-produk berat, seperti deterjen, dan lain-lain pada posisi rak yang paling bawah. Tempatkan produk-produk kecil dan mahal seperti baterai, rokok, permen, dan lain-lain dapat diletakkan di rak check out counter. Tempatkan produk-produk kebutuhan pokok seperti minyak, gula, beras, dan lain-lain pada posisi yang kurang menarik karena pengunjung pasti akan tetap mencarinya; Usahakan letakkan produk-produk sejenis dalam 1 posisi agar pengunjung dapat melakukan perbandingan harga dengan mudah; Kemasan yang memiliki warna sama jangan ditempatkan disamping produk lainnya. karena akan membuat pengunjung bingung dalam memilih dan mengakibatkan memilih produk yang ”salah”; Rak-rak yg terisi penuh lebih menarik dibandingkan yg tidak terisi dengan penuh; Penataan posisi barang secara FIFO (First In First Out) sangat perlu diterapkan untuk menghindari terjadinya kadaluarsa.

Pengertian Sistem Informasi Dan Perananya

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

      Zaman modern dan dunia industry yang terus berkembang  menuntut tersedianya manusi-manusia yang handal sebagai motor penggerak kehidupan dan dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis computer dan tekhnologi informasi. Maka dalam suatu instansi komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Tinjaun menegenai sejarah sistem informasi mencankup peninjauan kembali pada bagaimana peranti keras telah mengalami evolusi dan bagaimana penerapanya dari waktu ke waktu. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen tik.  Sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk dan jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi.

      Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain.  Pada instasni perusahaan manapun saat ini pastilah menggunakan sistem informasi manajemen yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan. Informasi dari berbagai unsur perusahaan menjadi perhatian bagi para manajer perusahaan dalam pelaksanaan transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan. Tanpa informasi internal maupun informasi eksternal, sulit bagi para menajer untuk mengambil berbagai keputusan dalam perusahaan. Informasi internal harus disiapkan sendiri oleh berbagai unsur perusahaan, sedangkan informasi eksternal diperoleh baik dari alat-alat komunkasi modern seperti mass-media, alat-alat komunikasi seperti telepon, handphone, tv, atau dari internet. Sistem informasi manajemen telah ada jauh sebelum teknologi informasi yang berbasiskan computer hadir. Akan tetapi dengan adanya computer sebagai salah satu bentuk revolusi dalam teknologi informasi, computer telah dengan menakjubkan mampu memproses data secara cepat dan akurat bahkan menyajikan informasi yang sekiranya dilakukan secara menual tanpa bantuan computer memerlukan waktu berhari-hari bahkan bermingggu-mingggu.

    Disamping itu, Sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalh utamanya adalah bahwa Sistem infomasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat. Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting dalam mendisain sebuah Sistem informasi yang efektif (effective business sytem). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adal tujua dalam mendisain Sistem yang baru.

Mengoperasikan software aplikasi basis data

Pengenalan Software Basis Data

Software basis data merupakan software pengolahaan data yang digunakan untuk menyimpan dan mengelolah data sehingga data tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh penggunnya. Kumpulan data ini biasanya saling berhubungan satu sama lain yang biasa disebut sebagai database atau basis data.

Microsoft Access 2010

Bnayak kemudahan yang diperoleh jika kamu menggunakan Ms. Access 2010, diantaranya dapat ,melakukan proses pengaturan data, pembuatan tabel data, dan pembuataan laopran data kegiatan sehari-hari. Berbagai contoh penggunan Ms. Access diantaranya pembuatan daftar nama pelanggan, daftar nama karyawan.

Mengakatifkan Ms. Access 2010

Banyak kemudahan yang diberikan untuk mengaktifkan Ms. Acess diantaranya:

Dimulai dengan mengklik tombol start, pilih dan klik All Program, lalu pilih Ms.Offoce dan pilih Ms. Access 2010

Dapat jua dilakukan dengan 2klik pada icon yang ada didesktop

Menutup Ms. Access 2010

Mutup program Ms. Access berati keluar dari program Ms. Access 2010, untuk keluar dari program tersebut dapat dilakukan dengan cara:

1. Klik file lalu pilih exit seperti pada gambar

2. Atau Shortcut Alt+f4

3. Atau klik icon ini pada title bar 

A. Konsep Basis Data

Basis Data (Data Base)  dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

-     Memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan

-     Menentukan kelompok/jenis arsip

-     Memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map

-     Menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut sudah cukup banyak.

Definisi:

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang  atau  berkumpul,  sedangkan  data  adalah  representasi  fakta  dunia  nyata  yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.

Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:

1. Himpunan  kelompok  data  (arsip)  yang   saling  berhubungan  yang  diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
4. Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip.  Perbedaannya hanya  terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk).

Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan/ pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.

B. Operasi Dasar Basis Data

Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ ditempatkan.

Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.

Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi:

• Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru. Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip.
• Pembuatan  file/tabel  baru  ke  suatu  basis  data  (create  table),  identik  dengan penambahan map arsip baru.
• Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel). 
• Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.
• Pengambilan data dari sebuah file/tabel. 
• Pengubahan data dari sebuah file/tabel. 
• Penghapusan data dari sebuah file/tabel.

Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.

C. Tujuan Basis Data

Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).

2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi  data,  baik  menerapkan  sejumlah  pengkodean  atau  membuat  relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.

3. Keakuratan (Accuracy)

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.

5. Kelengkapan (Completeness)

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.

6. Keamanan (Security)

Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.

7. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data)

D. Penerapan Basis Data

Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat computer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen  utama  dalam  setiap sistem informasi.  Tidak  ada  sistem  informasi  yang  bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis data.

Secara lebih teknis bidang-bidang umum yang telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain:

• Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai.
• Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir (reseller), apotek dll.
• Akuntansi untuk berbagai perusahaan.
• Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll
• Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan banyaknya pelanggan (bank, konsultan dll)

Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:

• Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah.
• Asuransi,  dalam  melakukan  pengelolaan  data  nasabah/data  pembayaran  premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.
• Rumah  Sakit,  dalam  melakukan  pengelolaan  histori  penyakit/pengobatan  pasen, menangani pembayaran perawatan.
• Produsen  Barang,  dalam  melakukan  pengelolaan  data  keluar-masuk,  barang
• (inventory).
• Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.
• Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan.
• Telekomunikasi,   dalam   melakukan   pengelolaan   data   administrasi   kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll.

Field Name	Data Type	Ketentuan Lain	Field Size
* ID	Text	Input Mask : “2011_”000	8
Nama	Text	Format : @;[blue]”Masih Kosong” Input Mask : >?<???????????????	40
Alamat	Text		30
Jabatan	Lookup Wizard	Jabatan : tentukan sendiri
Kota	Text	Default Value : Pekalongan	20
Gaji	Currency
Foto	Attachment
Keterangan	Text		255

* Primary Key

 E. Database dengan Microsoft Access

Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.

Komponen Database:

1. Tables    : merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.
2. Queries  :    berfungsi   menyaring   data   dari   berbagai   kriteria   dan   urutan   yang dikehendaki.
3. Forms    :    berfungsi  memasukkan  data,  menampilkan  data  serta  mengedit  data  dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang sendiri.
4. Reports  :    berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
5. Pages     :    berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages.
6. Macros  :  berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam mengolah data.
7. Modules :  berfungsi  untuk  merancang  bermacam-macam  modul  aplikasi  dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.

Tipe Data pada Access

Text

Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type fieldadalah 255 karakter yang merupakan type default.

Memo

Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 65.535 karakter.

Number

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.

Date/time

Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.

Currency

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.

Auto Number

Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis)

Yes/No

Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.

OLE Object / Attachment

Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atasHarddisk)

Hyperlink

Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.

Lookup Wizard

Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.

Tugas
Bukalah file dbase yang bernama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-1

1. Buatlah tabel Karyawan (bagi yang belum membuat) pada pertemuan sebelumnya ! Aturlah fieldsesuai dengan propertiesnya !
2. Buatlah  tabel  dengan  nama  tabel Customer  dengan struktur sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Ketentuan Lain	Field Size
*No_Faktur	Text	Input Mask: “Fak_”000	7
Nama	Text		40
Klien_Dari	Text	Input Mask : “2011_”000	8
Produk	Text		30
Harga	Currency
E-mail	Text		20
Catatan	Memo
Foto	Attachment

• Setelah Anda membuat field-field tersebut beserta properties-nya, maka langkah Anda selanjutnya adalah membuat Relationship.
• Relationship antara field Klien_Dari (tabel Customer) dengan field ID (tabel Karyawan)
• Buatlah form dan modifikasilah form yang Anda buat tersebut, sedemikian rupa sehingga menjadi menarik.
• Setelah Form yang Anda buat selesai, kemudian masukkan data-datanya, melalui FORM

F. TABEL

Pada pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari secara sekilas pembuatan tabel dan Relationship, serta desainnnya. Pembahasan secara lebih mendetail tentang tabel akan kita bahas pada pertemuan ini. Dalam pertemuan ini kita juga masih akan berlatih membuat dan mendesain form, dengan harapan menambah ketrampilan Anda untuk mengolah form.

Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men- sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.

Tugas

1. Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-2
2. Buatlah tabel-tabel yang terdiri dari :
   A. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Barang

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	*Kode_Barang	Text (13)	Kode
2.	Nama_Barang	Text (30)	Nama Barang
3.	Satuan	Text (10)	Satuan Jumlah Barang
4.	Harga	Currency	Harga Barang

* Primary Key

B. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Karyawan

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	*NIK	Text (5)	Nomor Induk Karyawan
2.	Nama_Karyawan	Text (30)	Nama Karyawan
3.	Bagian	Lookup Wizard	Bagian Kerja Karyawan

C. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Penjualan_1

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	*No_Fak	Text (4)	Nomor Faktur
2.	Tgl_Fak	Date	Tanggal Faktur
3.	NIK	Text (5)	Nomor Induk Karyawan

D. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Penjualan_2

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	No_Fak	Text (5)	Nomor Faktur
2.	Kode_Barang	Text (13)	Kode Barang
3.	Nama_Barang	Text (30)	Nama Barang
4.	Satuan	Text (10)	Satuan Jumlah Barang
5.	Harga	Currency	Harga Barang
6.	Jumlah	Number	Jumlah Barang

Kemudian Isikan data-datanya:

Isi Tabel Pertama:

Isi Tabel Kedua:

Isi tabel ketiga:

Isi Tabel Keempat:

INGAT: SIMPAN BAIK-BAIK TABEL INI, KARENA TABEL INI MASIH AKAN DIGUNAKAN UNTUK PERTEMUAN SELANJUTNYA …… !!!!

Menghubungkan Beberapa Tabel

Jika diperhatikan antara tabel pertama dengan tabel keempat memiliki jenis field yang sama. Akibatnya, kita dapat menghubungkan antara kedua tabel itu. Demikian untuk tabel kedua dan ketiga.

Langkah-langkah menghubungkan kedua tabel itu:

1.  Klik Tab Database Tools, klik Relationship …., atau klik icon Relationship yang ada pada toolbar.

2.  Muncul Kotak Dialog Show Table.

3.  Klik tab Tables, klik tabel pertama lalu klik Add dan keempat (dua tabel)

4.  Hubungkan antara tabel pertama dan keempat dengan cara mendrag field yang berjenis sama, lalu klik Create

5.  Untuk melihat hasilnya klik tabel pertama.

Dengan cara yang sama, coba lakukan untuk tabel kedua dan ketiga di atas.

G. FORM

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.

H. QUERY

Komponen-komponen database yang telah dipelajari pada pertemuan sebelumnya adalah  table  dan  form.  Pada  pertemuan  kali  ini  kita  akan  berlatih  membuat komponen database yang selanjutnya, yaitu query dan report.

Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan,  atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report danForm. Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan:

1.  Create query by using wizard

2.  Create query in design view

Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min,Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.

Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini:

Field                : nama field yang ingin ditampilkan

Table              : nama tabel dari field tersebut

Sort                 : mengurutkan data hasil query

Show               : mengatur field ditampilkan atau tidak

Criteria           : syarat dari data yang ingin ditampilkan.

I. REPORT

Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data  dalam  bentuk  laporan.  Dengan  report,  kita  menjadi  lebih  leluasa  dalam membuat laporan. Data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query.

Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create report by using wizard.